Werkinfo » getuigschrift

Wat u niet mag bewaren in het personeelsdossier

Wendy Kieft — Thu, 12 Jul 2007 09:53:17 +0000

U bent wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van uw werknemers vast te leggen in een personeelsdossier. En tegelijkertijd mag u een hoop papieren niet eens bewaren. Weet u nog wat de regels daar voor zijn?

De volgende gegevens mogen niet in het personeelsdossier worden opgenomen – tenzij de werknemer toestemming heeft gegeven of het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt:

godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging);
ras;
politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid);
gezondheid;
seksuele geaardheid;
vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond);
strafrechtelijke gegevens;
onrechtmatig of hinderlijk gedrag dat expliciet verboden is door de werkgever;

Bewaarplicht
Een dossier mag u niet zomaar opruimen. De verschillende documenten vragen om
verschillende bewaartermijnen:

Maximaal 1 jaar na dienstverband
Sollicitatiebrief of -formulier, psychologisch onderzoek, getuigschrift, bewijs van goed gedrag en andere referenties

Maximaal 2 jaar na dienstverband
Arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften, verslagen van functioneringsgesprekken

Minimaal 5 jaar na dienstverband
Kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling en loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe)

Minimaal 7 jaar na dienstverband
Salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen)

Geen bewaartermijn
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Dan geldt een bewaartermijn van twee jaar na dienstverband. Ook gegevens over ziekte (brieven bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.) bewaart u maximaal tot na twee jaar uit dienst. Net als een re-integratiedossier dat gesloten is.

Bron: Nu/Z

Bewaartermijnen

Arno de Vries — Mon, 09 Feb 2004 10:03:56 +0000

Als een werknemer al meerdere jaren in dienst is, zal er waarschijnlijk een zekere dossiervervuiling optreden. Kopieën, conceptbrieven, adreswijzigingen, geboortekaartjes en andere correspondentie worden vaak te lang bewaard. In de regel kunt u algemene gegevens uit het dossier twee jaar bewaren; voor sommige gegevens geldt echter een verplichte termijn van zeven jaar.

Tips
U kunt met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens.
Verwijder regelmatig zaken die zijn afgesloten of die niet meer relevant zijn uit het dossier. Een keer per jaar is voldoende.

Zeven jaar
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een werknemer niet meer bij u in dienst is. Het gaat om:

persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
datum van indiensttreding
salarisadministratie

Vijf jaar (na einde dienstverband)

De volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren:

loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)

kopie van het identiteitsbewijs

bijlagen studenten- en scholierenregeling

Twee jaar (na einde dienstverband)

Tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u bewaren:

arbeidsovereenkomst

wijzigingen in de arbeidsovereenkomst

correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.

afspraken i.v.m. VUT-regeling

kopie van het getuigschrift

afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap

verslagen functioneringsgesprekken

correspondentie over (problematisch) functioneren

Een jaar

sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift)

gegevens uit psychologisch onderzoek

Getuigschrift

Arno de Vries — Thu, 05 Feb 2004 14:13:25 +0000

De werkgever is wettelijk verplicht om een getuigschrift op te stellen voor medewerkers die uit dienst zijn gegaan.

De wet stelt ook eisen aan het getuigschrift.

Het moet in elk geval de volgende zaken bevatten:

de functie(s) waarin de medewerker heeft gewerkt;
de arbeidsduur (per dag/week);
het begin van het dienstverband;
het einde van het dienstverband.

Over de wijze waarop de medewerker zijn werk verricht heeft en de wijze en reden van de beëindiging van het dienstverband mag de werkgever alleen iets vermelden als de medewerker hierom gevraagd heeft. De werkgever moet het getuigschrift ondertekenen

De werkgever mag ook geen uiterlijke kenmerken aan het getuigschrift aanbrengen, waardoor de waarde van het getuigschrift vermindert.